ניהול הזמן בחוכמה הוא המפתח להצלחה כלכלית שלך 

האם אתם יודעים לנהל חכם את זמנכם ?
אתם עובדים קשה אך מבזבזים בממוצע עד 3 שעות ביום בשל "גנבי זמן" וחוסר תכנון, קובע מאמר ב -Journal? " Wall street מוגשים לכם כללים אפקטיביים שיקלו עליכם להרוויח את השעות האבודות .

1. הגדירו מטרות ברורות וממוקדות וקבעו זמן מוגדר להשגתן.
2. חלקו את יום העבודה למספר יחידות :
בכל יחידה מתבצעות ברצף משימות בעלות אופי דומה. לדוגמא : להגדיר יחידת זמן במסגרתה יינתן מענה לכל המכתבים המחכים לתגובה או יבוצעו שיחות הטלפון שיש לקיים באותו יום.
סדר ביצוע יחידות העבודה יקבע בהתאם לחשיבות ובהתאם לשעות העבודה האפקטיביות עבורך. פעולות הדורשות ריכוז רב וחשיבה מאומצת, יש לשבץ בשעות ה"חזקות" שלך.
3. מיינו לפי סדר עדיפויות את משימותיכם :
- משימות דחופות - הדורשות מענה מידי מהיר - "כיבוי שרפות". (בתכנון היומי, השאר לעולם זמן ל"כיבוי שרפות" בלתי צפויות שיתלקחו).
- משימות חשובות - המקדמות את מטרותיך באופן הישיר ביותר.
- משימות שוטפות - תחזוקה ושימור.
- משימות מסיחות - אי מילואן לא יפגע כלל בקידום מטרותיך.
- את המשימות המסיחות הקפד לנפות מסדר יומך
- יש להיזהר מ"גנבי זמן" : פעילות בה מושקעת כמות זמן גדולה מדי ביחס לתועלת ולתוצאות שניתן להפיק ממנה.
4. אל תהרגו את הזמן :
במהלך יום נכפים עלינו בזבוזי זמן : נסיעות, פגישות אשר מתאחרת. לזמנם אלו מומלץ להכין מראש מטלות קצרות כדוגמת הקשבה לקלטות מקצועיות בעת נסיעה במכונית או קריאת חומר מקצועי כגון ספרי תקציר הנקראים בעשרים דקות ובהם מאגר "טיפים" ורעיונות מחזית הידע העסקי.
5. נהלו פגישות בחכמה :
- הימנעו מעריכת פגישות כסגנון ניהול - מחקרים הראו כי לפחות שליש מהזמן המוקדש לישיבות איננו אפקטיבי. בחנו את הרווח שהפקתם מארבעת הפגישות האחרונות השבוע. במקרים רבים תגלו שאפשר היה להגיע לאותן התוצאות באמצעות מזכר
פנימי או תכתובת.
- הילחמו באיחורים - התייחסו לכל פגישה כאילו נקבעה עם אדם החייב לכם מיליון דולר ; על מנת ליצור מחויבות לשעת המפגש בקרב המוזמנים, קבעו פגישות בשעות לא עגולות כגון 14:10. אנשי עסקים העידו כי מועד התחלה "לא עגול", הפחית בכמות האיחורים. בנוסף, התחלו את הפגישה במועד, מבלי להמתין למאחרים (ניתן להתחיל עם נושאים פחות חשובים).
- אפקטיביות- יש להגדיר מטרות ספציפיות לכל פגישה, לוודא כי משתתפיה נערכים לקראתן, ולתחקר לאחר הפגישה את איכות הגשמת מטרותיה המקוריות.
6. האצלת סמכויות :
האצלת משימה היא זמן שאתה קונה באמצעות :
- האצלת המשימה לאדם המתאים, כלומר האדם עם היכולת, המוטיבציה, הזמן והסמכות לבצעה.
- מוכנות לספוג בתחילה את העובדה שהמואצל זקוק לזמן לימוד מטעויות.
- מוכנות להאציל גם את הדברים המורכבים והאתגרים לביצוע, לא רק את מטלות העבודה השחורה.
- האצלת המשימה תוך הגדרת זמן מוגדר לסיומה. יש לוודא כי המואצל מתחייב לזמן אשר נקבע.
זכור/י : האצלת אחריות איננה האצלת
סמכויות : האחריות הנה בעד משימה ספציפית בעוד שהסמכות מכוונת ל"הגדלת ראש" וקבלה עצמאית של החלטות. האצלת אחריות בלבד איננה חוסכת בזמן היות והיא מחייבת השתתפות בתהליך ההחלטות.
7. Say no as an answer
כשאתם אומרים לבקשה "כן" מתוך אי נעימות, אתם למעשה אומרים "לא" לדברים חשובים יותר בסדר יומך. למדו להציב גבולות לאיומים על הזמן שלך.
אימרו למשל "זה בלתי אפשרי כי יש לי משימה קודמת אבל אשמח לעשות זאת ב.."
בהצלחה ....